电脑系统档案检索-档案检索工具基本功能

1.不属于计算机档案信息检索特点的是什么

2.检索是指对档案进行著录与什么

3.档案的检索规则

4.电子档案管理系统是指对电子文件、电子档案进行

不属于计算机档案信息检索特点的是什么

成本低。

根据百度题库资料显示，不属于计算机信息检索的特点( ) A. 检索速度快、 B. 成本低、 C. 更新快 、D. 途径多 ，答案是B。

档案信息检索工作的内容， 包括档案信息检索系统的建立， 即对档案信息进行存储和加工， 编制各种手工的档案检索工具， 进而建立计算机档案信息检索系统。

检索是指对档案进行著录与什么

检索是指对档案进行著录与标引

档案信息检索工作的内容,包括两大部分:一是档案信息检索系统的建立,即对档案信息进行存储和加工,编制各种手工的档案检索工具,进而建立计算机档案信息检索系统;。

二是根据利用者的要求,已建成的检索工具或检索系统中查找所需要的档案材料。档案信息检索的一般过程是:档案人员通过著录、标引等手段,将档案的内容和形式特征揭示和记录下来,。

将档案转换成二次文献形式,形成档案检索工具或检索系统,再根据用户的特定需求,从排列有序的检索工具或检索系统中将所需的档案信息查找出来。

从上面可以看出,档案信息检索的全过程分为两大阶段:第一阶段是档案信息的存储阶段;第二阶段是档案信息的检索阶段,义的档案信息检索指的是第二阶段,即查找所需档案信息的具体过程。

由于数量庞大的档案材料和人们对其特定需要之间的矛盾,导致了档案信息检索工作的产生并推动档案信息检索工作不断向前发展。

早在我国古代,人们为保管和利用档案的方便,就编制了各种簿式档案目录,用于档案的清点和检取。到了近代,档案检索工具的种类有所增加,,省以上的大机关都编有档案检索工具,。

有档案总目录、分类卷目簿、标题目录、收发文登记簿、文号档号对照表、人名索引、地名索引、机关名索引等。但上述检索工具格式不统一,排检方法不科学,检索效果很差。

新中国成立后,我国档案信息检索工作逐步发展,由单一的案卷目录发展到多种功能不同的检索工具并存,检索工具的著录项目由粗到细,并逐步实现规范化,检索单位由案卷发展到单份文件。

计算机档案信息检索已经由试验阶段转向实用阶段,建立现代化的目录中心和检索网络的规划正在付诸实施。档案信息检索在档案工作中的地位日趋重要,其意义被越来越多的人所认识。

档案的检索规则

档案的检索规则

　档案检索是指对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。那么档案的检索规则有哪些呢?

　一、编制索引的基本规则

　公司的事务不同，产生和收到的文件也是不同的，内容千差万别，但对这些内容迥异的文件编制索引，最重要的规则是一致性一对文件一视同仁，用同样的态度和方法对待每一份资料。

　二、编制索引的常用方法

　我们可以按个人的名称编制索引，也可以按企业的名称编制索引，还可以按政府或政治派别编制索引。无论采用哪种方法，都要注意一条相同的原则：确定一个最重要的分类标准，并把它作为一个根本划分依据。

　(一)按个人姓名编制索引

　人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的'检索工具。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。

　在姓名中，姓是最重要的部分，名字可以看成是第二重要的部分。如果某个名人有绰号，对待这个绰号也要遵循这一原则。有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔，在编制索引时，要按头衔组成部分的顺序排列。一般的头衔和级别都不归档，除非是证明身份或区别性别，或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。

　(二)按企事业单位名称编制索引

　我们在编制企事业单位名称索引时，除了要遵守上述这些规则，还要注意：

　1.在编制那些含有方位词做重要成分的名称索引时，例如，Northw。sternLife Insurance Company，在归档时每个方位词都要分开，即 North作为第一部分，Western作为第二部分。

　2.用于广播电台、电视台的名称，单个字母也要分开，处理成独立的部分。在有些公司的名称中包含一部分以数字形式出现的代号，这样的名称在归档时就将数字序列放在整个卷目的开头。如果代号全部写出，这些代号就要全部保留，并且要按字母顺序归档。

　3.外国商行的名称及包括在名称中的标题，一般就按它们的正常写法归档，除非其中

　有些成分是可识别的，如姓或全称，在这种情况中，可以与英文名称相似的部分处理。

　4.按政府和政治名称编制索引

　在为政府信件编制索引时，首先要抽取最重要的词。先按国家，然后再按部门、局或委员会的名称归档。如果是省或者是市，也用同样的方法，在省、市之后是这一级政府中相应的部门、局或其他更小的机构名称。

　军事设施要置于国家这一大卷目下，然后再归在设施名称小卷目下。

　编索引的整体处理原则可以作为在工作中编制我们自己的索引的重要参考，但一个秘书首先熟悉可用于自己公司的特殊的编制索引的方法。文件管理者应该向秘书介绍过去这个部门已经建立的、适用于所有重要的编索引的方法种类的指导思想。但无论如何，秘书要始终遵循这些指导方针，将文件资料的错置或遗失等情况降到最低程度，并在需要提取时做到迅速无误。

;

电子档案管理系统是指对电子文件、电子档案进行

1、电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。电子档案管理系统是指将具有归档电子文件的接收、电子档案的整理组卷、电子档案的案卷变动处理、电子档案检索目录的编制、电子档案阅览等功能的对电子档案进行全程管理的计算机网络系统。

2、电子档案管理系统是企事业单位信息化建设的需要，它能够极大地增强档案的处理效率，并且能够实现高效归档和检索以及借阅档案信息。电子档案管理系统，是指把当前的档案信息录入电脑,在电脑中构建档案数据库,并把各种档案信息在电脑页面中显示，以访便用户的查询和借阅，实现对档案资源的科学、规范和有效的管理， 为用户提供高效率的档案利用服务。

3、电子档案管理系统,通过建立统

的标准,规范整个电子文件管理，包括规范各业务系统的电子文件管理;构建完整的电子档案资源信息共享服务平台,支持档案管理全过程的信息化处理，包括:采集移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等,同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式,以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。

豚统工程方法组织管理电子档案管理系统开发的优势有以下5个方面:

1.强调管理的整体性系统工程方法强调把研究对象和研究过程作为

个有机整体,这样才能达到系统效率最优化。

2.降低管理过程的复杂性。电子档案管理系统所研究的对象在规模、结构、层次、相互联系等方面都比较复杂,其管理不仅涉及计算机工程技术，且包括档案数字化过程中的很多问题，如数字化文件的格式标准、知识产权保护等，还牵涉到和”电子档案工程”项目以及电子政务大系统的关系,甚至投资预算等方面，各方面之间的关系错综复杂。

3.重视组织管理的科学化

个复杂系统的研制有两个并行的过程，即工程技术过程和管理控制过程，有时管理控制过程甚至更重要。

4.减少投资决策的不确定性:电子档案管理系统的技术结构复杂、涉及面广，且影响投资建设的因素较多，其管理中的经济计算所采用数据大部分来自预测和估计。

法律依据

《电子档案管理系统基本功能规定》

第二条本规定所称电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。

电子档案管理系统基本功能规定

1、电子档案管理系统是企事业单位信息化建设的需要，它能够极大地增强档案的处理效率，并且能够实现高效归档和检索以及借阅档案信息。电子档案管理系统，是指把当前的档案信息录入电脑,在电脑中构建档案数据库,并把各种档案信息在电脑页面中显示，以访便用户的查询和借阅，实现对档案资源的科学、规范和有效的管理， 为用户提供高效率的档案利用服务。

2、电子档案管理系统,通过建立统

的标准,规范整个电子文件管理，包括规范各业务系统的电子文件管理;构建完整的电子档案资源信息共享服务平台,支持档案管理全过程的信息化处理，包括:采集移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等,同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式,以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。

3、电子档案管理系统，是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。电子档案管理系统是指将具有归档电子文件的接收、电子档案的整理组卷、电子档案的案卷变动处理、电子档案检索目录的编制、电子档案阅览等功能的对电子档案进行全程管理的计算机网络系统。

电子档案管理系统的功能

1、系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。

2、系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。系统应具备对征集档案进行管理的功能。

法律依据

《电子档案管理系统基本功能规定》

第三章档案接收

第十二条系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。

第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。

第十四条系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。

第十五条系统应具备对征集档案进行管理的功能。

第四章档案整理

第十六条系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。

第十七条系统应具备电子档案的著录、标引等功能，形成电子档案目录，并与电子档案相关联。

第十八条系统应具备电子档案批量格式转换的功能，生成符合国家、行业相关标准的用于长期保存和提供利用的电子档案。

第十九条系统应具备维护电子档案各组成部分及相关数据信息之间、电子档案与电子档案之间的关联功能。

第二十条系统应具备电子档案入库功能，并保存入库处理过程记录。

第五章档案保存

第二十一条系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。

第二十二条系统应具备对电子档案存储状况的监控和警告功能，对存储介质不稳定、存储空间不足、电子档案非授权访问和系统响应超时等情况发出警告，跟踪和记录警告事项处理过程。

第二十三条系统应具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能。

第二十四条系统应具备电子档案保护功能，保障电子档案不被非授权的修改与删除，记录长期保存过程中的变动信息。

第六章档案利用

第二十五条系统应具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能，支持电子档案的检索、筛选和输出，能够为利用者提供符合国家标准格式的电子档案。

第二十六条系统应具备对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。

第二十七条系统应具备电子档案在线借阅服务功能，支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等处理，并记录用户使用电子档案的意见和效果等信息。

第二十八条系统应具备档案编研功能，对档案编研成果进行管理。

第二十九条系统应具备电子档案利用登记功能，保存档案利用者信息，并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法篡改。

第七章档案鉴定与处置

第三十条系统应具备对电子档案鉴定与处置的定义、配置和管理功能，按照电子档案的处置规则，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程，支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。

第三十一条系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能，支持密级、价值和开放等鉴定处理。

第三十二条系统应保存鉴定与处置的过程信息，记录鉴定与处置的责任人员、意见和时间等信息。

第三十三条系统应具备电子档案销毁管理功能，对实施销毁处理的电子档案进行彻底销毁，留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。

第八章档案统计

第三十四条系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能，可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。

第三十五条系统应具备对一定时间期限内的电子档案的接收、整理、保存、鉴定、利用等关键业务过程工作情况进行统计的功能。

第三十六条系统应内置常用电子档案工作统计报表。

第三十七条系统应提供报表制作工具，支持用户自定义统计报表。

第九章系统管理

第三十八条系统应提供电子档案数据库及其存储结构的定义与配置功能。

第三十九条系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能，支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理；系统应内置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案；系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置。

第四十条系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能，内置常见种类的电子档案元数据方案。

第四十一条系统应具备用户信息管理的功能，支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能，支持电子档案管理用户的分组、分类管理，以及按照功能和数据进行授权等功能。

第四十二条系统应具备日志及其分类管理功能，记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。

第四十三条系统应具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能，记录发现问题。